Como funciona a LGPD na contabilidade?

Entenda de acordo com a visão de especialistas, quais os principais pontos a observar no momento de aplicar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) nos escritórios contábeis.

A Lei Geral de Proteção de Dados está em vigor e impacta o tratamento de dados contábeis, as empresas e os clientes.

Escritórios de contabilidade que trabalham com muitas informações de inúmeros empregados de empresas, folhas de pagamentos, informações bancárias. Precisam estar inteirados em como implementar ou melhorar o processo de LGP dentro da sua empresa.

Como o próprio nome já diz, a LGP é uma Lei de proteção de dados, mas quais dados? Pessoas e dados pessoais sensíveis.

Na contabilidade, existe um cuidado especial com proteção específicados dados sensíveis conceituados na LGPD, que são os que podem causar discriminação a uma pessoa.

Entram nesse rol de dados, de acordo com a lei:

de origem racial ou étnica;
os que dizem respeito a convicção religiosa e opinião política;
informações sobre filiação a sindicato ou organização de caráter religioso;
dados de caráter filosófico ou político;
referentes à saúde ou à vida sexual;
dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa natural.

Mais um ponto importante quando se trata de LGPD na contabilidade são os documentos fiscais eletrônicos, por exemplo quem tem acesso, como ter acesso e quais os cuidados no manuseio.

Segundo especialistas, a LGPD bem aplicada na contabilidade ajuda também na organização do negócio, pois é uma oportunidade para aprimorar a gestão contábil através de dados e traz uma segurança para o cliente.

Dessa forma, escritórios que se adequam às regras da LGPD, além de cumprir a legislação, também se protege contra possíveis incidentes de segurança podendo oferecer um serviço estratégico, seguro e diferenciado. Pois, demonstram familiaridade com a nova era digital.

Podemos destacar três pontos que são indispensáveis para a implementação da LGPD:

treinamento e conscientização dos colaboradores;
tratamento de dados de acordo com as 10 hipóteses legais previstas na LGPD;
criação de políticas internas para a gestão de dados dentro do seu escritório de contabilidade.

Independente se a contabilidade é terceirizada ou interna, o setor possui uma responsabilidade fundamental para a aplicabilidade da LGPD nas empresas.

COMO IMPLANTAR A LGPD no escritório de contabilidade?

1. O primeiro passo é entender que a lei é responsabilidade de todos os contadores, portanto a compreensão do que é permitido e o que não é, de ser compreendido e praticado por todos.

A LGPD possui regras e condições bem complexas. Caso procure ajuda de profissionais para adequar-se a LGPD, fique atento à lei na íntegra e dê os primeiros passos para caminhar para se adequar à legislação.

2. Antes de implementar qualquer metodologia, formatos, softwares e uma nova lei, é necessário entendê-lo em todos os seus campos, ou seja, saber das regras, nomenclaturas, fundamentos e conceitos, penalidades e exceções – caso tenha.

3. O papel da contabilidade percorre entre atuar como controlador (quem dará origem a base de dados) ou operador – quem apenas trata os dados já existentes.

É necessário definir quem atuará como controlador, seja a empresa ou a própria contabilidade. Lembrando que esse poder de escolha está muito ligado ao modelo de contratação (CLT ou PJ).

4. A LGPD impõe que tanto a contabilidade quanto a empresa, devem ter um profissional responsável pela lei, com a finalidade de cuidar da dados e garantir que as cláusulas da LGPD sejam cumpridas.

5. É importante criar uma política de privacidade de dados para assegurar que as medidas de proteção e dados próprios e dos clientes estejam adequadas à lei.

Entendendo melhor o seu conceito e quais os principais detalhes a observar para implementar a LGPD no seu escritório de contabilidade, torna o processo muito mais rápido e eficiente.

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